ISO 41001

Το ISO 41001 έχει εκπονηθεί από το Διεθνή Οργανισμό Τυποποίησης (ISO) και είναι ένα διεθνές πρότυπο στο οποίο καθορίζονται οι γενικές απαιτήσεις για την ανάπτυξη, εφαρμογή και συνεχή βελτίωση ενός Συστήματος Διαχείρισης Εγκαταστάσεων (Facility Management – FM). Το πρότυπο βοηθά τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς να βελτιώσουν την αποδοτικότητα των εγκαταστάσεών τους, να διαχειριστούν αποτελεσματικά τις υπηρεσίες υποστήριξης και να δημιουργήσουν ένα ασφαλές, υγιές και παραγωγικό περιβάλλον εργασίας.

Το ISO 41001 μπορεί να εφαρμοστεί από κάθε οργανισμό, ανεξαρτήτως μεγέθους ή κλάδου δραστηριότητας, που είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση εγκαταστάσεων και υποδομών. Απευθύνεται σε επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών facility management, βιομηχανικές εγκαταστάσεις, κτίρια γραφείων, εκπαιδευτικά ιδρύματα και κάθε οργανισμό που επιδιώκει να βελτιώσει τη λειτουργικότητα των εγκαταστάσεών του.

Η ανάπτυξη ενός Συστήματος Διαχείρισης Εγκαταστάσεων κατά ISO 41001 περιλαμβάνει τα εξής στάδια:

• Ανάλυση των αναγκών των εγκαταστάσεων και των απαιτήσεων των χρηστών τους
• Ανάπτυξη και εφαρμογή στρατηγικών και διαδικασιών για την αποδοτική λειτουργία και συντήρηση των εγκαταστάσεων
• Διαχείριση των υποστηρικτικών υπηρεσιών, όπως καθαριότητα, ασφάλεια, συντήρηση εξοπλισμού και ενεργειακή αποδοτικότητα
• Εκπαίδευση του προσωπικού στις βέλτιστες πρακτικές facility management και διαχείρισης χώρων εργασίας
• Συνεχής αξιολόγηση, ανασκόπηση και βελτίωση του συστήματος μέσω δεικτών απόδοσης και επιθεωρήσεων

Η εφαρμογή του ISO 41001 εξαρτάται από το μέγεθος του οργανισμού, την πολυπλοκότητα των εγκαταστάσεων και το επίπεδο των υπηρεσιών διαχείρισης που παρέχονται. Επιχειρήσεις που ήδη εφαρμόζουν διαδικασίες facility management μπορούν να προσαρμόσουν πιο εύκολα τις απαιτήσεις του προτύπου. Η συνεργασία με εξειδικευμένους συμβούλους μπορεί να διευκολύνει τη διαδικασία και να διασφαλίσει τη βέλτιστη διαχείριση των εγκαταστάσεων.

Υπάρχουν αρκετοί φορείς πιστοποίησης στην Ελλάδα οι οποίοι είναι διαπιστευμένοι από το Εθνικό Σύστημα Διαπίστευσης (ΕΣΥΔ) ή από άλλους ισάξιους φορείς για την έκδοση σχετικών πιστοποιητικών ανάλογα με τη δραστηριότητα της επιχείρησης. Η διαδικασία της πιστοποίησης περιλαμβάνει αξιολόγηση της συμμόρφωσης της επιχείρησης σε σχέση με τις διαδικασίες διαχείρισης εγκαταστάσεων, αξιολόγηση του Συστήματος Διαχείρισης Εγκαταστάσεων σε σχέση με τις απαιτήσεις του προτύπου, καθώς και αξιολόγηση της εφαρμογής του στην πράξη.

Με την επιτυχή ολοκλήρωση της αξιολόγησης, ο Φορέας Πιστοποίησης εκδίδει Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης τριετούς διάρκειας. Σε περίπτωση σημαντικών αποκλίσεων, ορίζονται οι διορθωτικές ενέργειες που θα πρέπει να πραγματοποιηθούν από την επιχείρηση πριν την έκδοση του Πιστοποιητικού. Οι μη σημαντικές αποκλίσεις θα πρέπει να διευθετηθούν μέχρι την επόμενη αξιολόγηση.

Το Πιστοποιητικό διατηρείται σε ισχύ υπό την προϋπόθεση ότι διενεργούνται προγραμματισμένες περιοδικές αξιολογήσεις από τον Φορέα Πιστοποίησης τουλάχιστον σε ετήσια βάση, στις οποίες επιβεβαιώνεται η διατήρηση της συμμόρφωσης με τις καθορισμένες απαιτήσεις.

Οι επιχειρήσεις που υιοθετούν το ISO 41001 απολαμβάνουν πολλαπλά οφέλη, όπως:

• Βελτίωση της λειτουργικότητας και αποδοτικότητας των εγκαταστάσεων, μειώνοντας τις δαπάνες και το ενεργειακό κόστος
• Αύξηση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών facility management, διασφαλίζοντας άνετες και ασφαλείς συνθήκες εργασίας
• Ενίσχυση της συμμόρφωσης με κανονισμούς και απαιτήσεις ασφαλείας, ελαχιστοποιώντας κινδύνους και πιθανές παραβιάσεις
• Βελτίωση της βιωσιμότητας και της ενεργειακής αποδοτικότητας, μέσω αποτελεσματικής διαχείρισης των υποδομών
• Αύξηση της εμπιστοσύνης των πελατών και των συνεργατών, αποδεικνύοντας τη δέσμευση του οργανισμού στη βέλτιστη διαχείριση των εγκαταστάσεων

Η ανάπτυξη και η πιστοποίηση ενός Συστήματος Διαχείρισης Εγκαταστάσεων εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησης, το είδος των εγκαταστάσεων και τη συμμετοχή του προσωπικού. Ο απαιτούμενος χρόνος για μικρές επιχειρήσεις κυμαίνεται συνήθως μεταξύ 2 και 4 μηνών.