Εσωτερικές Επιθεωρήσεις

Τι είναι;

Η εσωτερική επιθεώρηση ή αλλιώς επιθεώρηση A μέρους αναφέρεται στον αυτοέλεγχο που διεξάγει μία επιχείρηση για να επαληθεύσει την ορθή και αποτελεσματική εφαρμογή του συστήματος διαχείρισης που έχει αναπτύξει.

Σε ποιους απευθύνεται;

Αφορά όλες τις επιχειρήσεις που εφαρμόζουν σύστημα διαχείρισης και επιθυμούν ή υποχρεώνονται να διεξάγουν εσωτερικές επιθεωρήσεις.

Η εσωτερική επιθεώρηση συνήθως διεξάγεται μία φορά το χρόνο. Παράγοντες όπως ο βαθμός εξοικείωσης του προσωπικού με τις απαιτήσεις του συστήματος διαχείρισης και η πολυπλοκότητα των διαδικασιών είναι πιθανό να οδηγήσουν την επιχείρηση στην διεξαγωγή συχνότερων επιθεωρήσεων.

Η εσωτερική επιθεώρηση μπορεί να πραγματοποιηθεί από προσωπικό της επιχείρησης το οποίο διαθέτει την κατάλληλη μόρφωση και εκπαίδευση, ωστόσο η συνεργασία με εξειδικευμένους και έμπειρους επιθεωρητές θα εξασφαλίσει την αντικειμενικότητα και την αποτελεσματικότητα της επιθεώρησης.

Πώς υλοποιείται;

Οι εσωτερικές επιθεωρήσεις διεξάγονται ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

• Σχεδιάζεται το πρόγραμμα εσωτερικής επιθεώρησης και κοινοποιείται στα επιθεωρούμενα τμήματα
  
• Επαληθεύεται πως το σύστημα διαχείρισης έχει σχεδιαστεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις του σχετικού προτύπου
  
• Επαληθεύεται η εφαρμογή των διαδικασιών και η τήρηση των αρχείων του συστήματος διαχείρισης από τα εμπλεκόμενα τμήματα της επιχείρησης κατόπιν επισκέψεων στα σχετικά τμήματα, συνεντεύξεων με το προσωπικό και παρακολούθηση των διεργασιών τους
  
• Επαληθεύεται η καταλληλότητα των εγκαταστάσεων και του εξοπλισμού

Με την ολοκλήρωση της εσωτερικής επιθεώρησης συντάσσεται σχετική αναφορά η οποία περιλαμβάνει τα ευρήματα της επιθεώρησης.

Τι οφέλη έχει;

Η διεξαγωγή εσωτερικών επιθεωρήσεων μπορεί να βοηθήσει μία επιχείρηση να εντοπίσει τις αδυναμίες της και τα σημεία που εμπλέκονται έμμεσα ή άμεσα στο σύστημα της και δύναται να βελτιωθούν.

Οι εσωτερικές επιθεωρήσεις, ιδιαίτερα όταν διεξάγονται σε συχνή βάση, αποτελούν σημαντικό μέσο υποβοήθησης εφαρμογής του συστήματος για επιχειρήσεις οι οποίες δυσκολεύονται να εξοικειωθούν με τις σχετικές απαιτήσεις. Το προσωπικό της επιχείρησης αντιλαμβάνεται ευκολότερα τη σημασία που έχει για τη διοίκηση η αποτελεσματική εφαρμογή του συστήματος ενώ παράλληλα γνωρίζει τις αδυναμίες του.

Επιπλέον οφέλη που έχουν επιχειρήσεις που διεξάγουν εσωτερικές επιθεωρήσεις είναι:

• Η ενημέρωση της διοίκησης της επιχείρησης για την αποτελεσματικότητα του συστήματος διαχείρισης
• Η προετοιμασία της επιχείρησης για την επιθεώρηση του συστήματος της από Φορέα Πιστοποίησης ή από οποιονδήποτε άλλο ενδιαφερόμενο μέρος (επιθεώρηση Β μέρους)
• Η κάλυψη της σχετικής απαίτησης του συστήματος που εφαρμόζει