ΕΛΟΤ 1429:2008

Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας Οργανισμών για την Υλοποίηση Έργων Δημοσίου Χαρακτήρα

Τι είναι;

Το ΕΛΟΤ 1429:2008 έχει εκπονηθεί από τον Ελληνικό Οργανισμό Τυποποίησης (ΕΛΟΤ) και αποτελεί το εθνικό πρότυπο στο οποίο καθορίζονται οι γενικές απαιτήσεις του συστήματος διαχειριστικής επάρκειας που πρέπει να ικανοποιούν όσοι οργανισμοί επιθυμούν να αποδεικνύουν την ικανότητα τους για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα με τρόπο αποτελεσματικό και σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης αλλά και τις απαιτήσεις της νομοθεσίας.

Το πρότυπο αφορά στην καθιέρωση ενός συστήματος αξιολόγησης της διαχειριστικής επάρκειας των οργανισμών και όχι σύστημα διαχείρισης έργων ή επαγγελματικής επάρκειας.

Οι απαιτήσεις του προτύπου, ανάλογα με το είδος των έργων που υλοποιούν οι οργανισμοί, πρέπει να συνδυασθούν με τις εξειδικευμένες απαιτήσεις των παρακάτω προτύπων:

• ΕΛΟΤ 1431-1:2008 Οδηγός Εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων τεχνικών έργων υποδομής
• ΕΛΟΤ 1431-2:2008 Οδηγός Εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών
• ΕΛΟΤ 1431-3:2008 Οδηγός Εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης συγκεκριμένων δράσεων με ιδία μέσα

Σε ποιους απευθύνεται;

Το ΕΛΟΤ 1429:2008 σε συνδυασμό με το αντίστοιχο εξειδικευμένο πρότυπο μπορεί να εφαρμοσθεί από οργανισμούς που υλοποιούν έργα δημοσίου χαρακτήρα ανεξάρτητα από τη νομική τους μορφή, το μέγεθος ή την κατηγορία των υλοποιούμενων έργων.

Οργανισμοί υλοποίησης έργων δημοσίου χαρακτήρα μπορεί να είναι κρατικοί φορείς, ΝΠΔΔ, ΝΠΙΔ, Ανώνυμες Εταιρείες Δημοσίου Χαρακτήρα, Μη Κυβερνητικές Οργανώσεις, Ιδρύματα και Σωματεία με συγκεκριμένους κοινωφελείς σκοπούς.

Πώς υλοποιείται;

Το σύστημα διαχειριστικής επάρκειας αναπτύσσεται ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

• Προσδιορισμός των νομικών και κανονιστικών απαιτήσεων για την υλοποίηση των έργων δημοσίου χαρακτήρα
• Αξιολόγηση της συμμόρφωσης των υφιστάμενων διαδικασιών διαχείρισης και των αρχείων που τηρούνται με τις απαιτήσεις του προτύπου
• Αναθεώρηση των υφιστάμενων διαδικασιών και αρχείων στις περιπτώσεις όπου υπάρχει απόκλιση από τις απαιτήσεις του προτύπου και εισαγωγή νέων διαδικασιών και αρχείων στις περιπτώσεις όπου υπάρχει πλήρης έλλειψη
• Εκπαίδευση προσωπικού στις απαιτήσεις του συστήματος
• Εφαρμογή του συστήματος
• Ανασκόπηση και τροποποίηση συστήματος αν κρίνεται απαραίτητο 
• Διεξαγωγή εσωτερικού ελέγχου

Είναι δύσκολη η εφαρμογή;

Οι παράγοντες που πιθανόν να επηρεάσουν το βαθμό δυσκολίας στην εφαρμογή του συστήματος είναι το μέγεθος και η δομή του οργανισμού, το είδος των έργων που υλοποιεί, η πολυπλοκότητα των διαδικασιών και η στελέχωση του οργανισμού με κατάλληλο προσωπικό.

Η συνεργασία με εξειδικευμένο σύμβουλο κρίνεται απαραίτητη προκειμένου να αναπτυχθεί ένα λειτουργικό και αποτελεσματικό σύστημα προσαρμοσμένο στις ανάγκες του οργανισμού το οποίο θα καλύπτει τις απαιτήσεις του προτύπου και θα διασφαλίζει την αποδοτική διαχείριση των έργων.

Το ΕΛΟΤ 1429:2008 μπορεί να συνδυασθεί και με το ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008 που πιθανόν να εφαρμόζει ή να επιδιώκει να εφαρμόσει ο οργανισμός έτσι ώστε να καθιερωθεί ένα κοινό σύστημα διαχείρισης.

Μπορώ να πιστοποιηθώ; Ποια είναι η διαδικασία;

Αρμόδιοι για την πιστοποίηση των οργανισμών κατά το ΕΛΟΤ 1429:2008 και το αντίστοιχο εξειδικευμένο οδηγό εφαρμογής είναι οι διαπιστευμένοι φορείς από το Εθνικό Σύστημα Διαπίστευσης (ΕΣΥΔ).

Η διαδικασία της πιστοποίησης περιλαμβάνει αξιολόγηση της συμμόρφωσης του οργανισμού με τις νομικές απαιτήσεις που αφορούν στην υλοποίηση των έργων δημοσίου χαρακτήρα, αξιολόγηση του συστήματος σε σχέση με τις απαιτήσεις του προτύπου καθώς και αξιολόγηση της εφαρμογής του.

Με την επιτυχή ολοκλήρωση της αξιολόγησης ο Φορέας Πιστοποίησης εκδίδει Πιστοποιητικό για την επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας το οποίο έχει τριετή διάρκεια ενώ σε περίπτωση σημαντικών αποκλίσεων ορίζονται οι διορθωτικές ενέργειες που θα πρέπει να πραγματοποιηθούν από τον οργανισμό πριν την έκδοση του Πιστοποιητικού. Οι μη σημαντικές αποκλίσεις θα πρέπει να διευθετηθούν μέχρι την επόμενη αξιολόγηση.

Ανάλογα με τον τρόπο συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις του προτύπου κλιμακώνονται και τα επίπεδα επιβεβαίωσης διαχειριστικής επάρκειας του κάθε οργανισμού ως ακολούθως:

Το Πιστοποιητικό διατηρείται σε ισχύ εφόσον διενεργούνται προγραμματισμένες περιοδικές αξιολογήσεις από το Φορέα Πιστοποίησης τουλάχιστον σε ετήσια βάση προκειμένου να ελεγχθεί η διατήρηση της συμμόρφωσης με τις καθορισμένες απαιτήσεις.


Τι οφέλη έχει;

Η ΚΥΑ 43101/ΕΥΘΥ 2038 (ΦΕΚ 1914/Β/08.09.2009) ορίζει ως υποχρεωτική την επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας σύμφωνα με το ΕΛΟΤ 1429:2008 για τους δικαιούχους πράξεων των επιχειρησιακών προγραμμάτων του ΕΣΠΑ της περιόδου 2007- 2013.

Ωστόσο εκτός από τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της νομοθεσίας ένας οργανισμός επιλέγει να πιστοποιηθεί σύμφωνα με το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008 προκειμένου να τυποποιήσει τις διαδικασίες υλοποίησης των έργων και να αξιοποιήσει με τον αποδοτικότερο τρόπο τους διατιθέμενους εθνικούς και κοινοτικούς πόρους επιτυγχάνοντας την αύξηση της απορροφητικότητας αλλά και την επίτευξη των στόχων του έργου.

Πόσος χρόνος απαιτείται;

Ο τελικός χρόνος διαφοροποιείται για κάθε οργανισμό σε σχέση με το βαθμό συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις της νομοθεσίας, το επίπεδο οργάνωσης, το μέγεθος, το είδος των έργων δημοσίου χαρακτήρα που υλοποιεί, την πολυπλοκότητα των διεργασιών και τη συμμετοχή του προσωπικού. Ο χρόνος για την ανάπτυξη και πιστοποίηση του συστήματος συνήθως κυμαίνεται μεταξύ 1 και 6 μηνών.